スキャナ保存制度について③

前回に引き続き、スキャナ保存制度についてご説明致します。
今回が最終回で、スキャナ保存制度の要件についてまとめます。

(5)スキャナ保存制度の要件

　1　入力要件 (スキャン・タイムスタンプ付与の期限)

　　①　早期入力方式
　　　　・経理担当者等が1週間以内に入力が必要
　　　　・スマホ等使用で本人がスキャンの場合は3日以内にタイムスタンプ付与が必要
　　②　業務処理サイクル方式
　　　　・業務処理に係る通常期間(1ヶ月以内)を経過後、1週間以内に入力が必要
　　　　　 ※上記期限を超過した場合、要件を満たさないため、紙での保存が必要
　　③　適時入力方式
　　　　・一般書類 (見積書・注文書・自己が作成した納品書等) のみ可能
　　　　・一般書類は入力期間の制限なしで過去の書類もスキャナ保存可能

　2　適正事務処理要件 (重要書類に必要な要件)

　　①　相互牽制
　　　　・A (受領者) 、B (経理担当者(内容確認))、C(検査担当) それぞれ別の者が各事務を行う
　　　　　ことが必要
　　　　・ただし、小規模企業者の特例を受ける場合は、下記定期的なチェックを税務代理人が
　　　　　することで相互牽制は不要
　　②　定期的なチェック
　　　　・各事務の処理内容を確認するため、最低年1回以上の検査が必要
　　　　・定期検査終了まで、原本保存が必要
　　③　再発防止策
　　　　・処理内容に不備があった場合、報告・原因究明及び改善の検討を行う体制が必要
　　　 　 ※必要に応じて再発防止委員会を設置

　3　電子計算機処理システムの要件

　　①　スキャナ
　　　　・スマホ・デジカメ等が対象に追加 (解像度・階調要件あり)
　　②　タイムスタンプ
　　　　・1ファイルごとにタイムスタンプ付与が必要
　　　　　※複数のファイルに1つのタイムスタンプ付与も認められている
　　③　読取情報の保存
　　　　・解像度・階調・大きさの情報を保存することが必要
　　④　ヴァージョン管理
　　　　・訂正・削除の事実・内容を確認できることが必要

　4　入力者等の情報の確認

　　・入力者、監督者の情報を確認できることが必要

　5　スキャニングした書類と帳簿との関連性の確保

　　・電磁的記録の記録事項と、帳簿の記録事項との間で、相互にその関連性を確認できること
　　 　(領収書等と帳簿の双方に伝票番号等を付けるなど)が必要

　6　可視性の確保

　　・電子計算機、プログラム、14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンタ、
　　　これらの操作説明書を備え付け、以下の状態で速やかに出力可であることが必要

　　①　整然とした形式
　　②　当該国税関係書類と同程度に明瞭
　　③　拡大又は縮小して出力可能
　　④　日本工業規格に規定する4ポイントの大きさの文字を認識可能

　7　システムの概要書等の備付け

　　・次の書類の備え付け(オンラインマニュアル等も可)が必要

　　①　システムの概要を記載した書類 (自社開発プログラムの場合)
　　②　システムの開発に際して作成した書類 (自社開発プログラムの場合)
　　③　システムの操作説明書
　　④　事務手続を明らかにした書類
　 　 　※処理を他者に委託している場合には、委託に係る契約書

8　検索機能の確保

　　・以下の要件を満たす機能が必要

　　①　取引年月日、勘定科目、取引金額その他の帳簿の書類に応じた主要な記録項目を
　　　　検索の条件として設定できること
　　②　日付・金額に係る記録項目については、範囲を指定して条件設定できること
　　③　2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定できること

スキャナ保存制度では上記のような要件が必要となります。
是非ご活用ください。