スキャナ保存制度について②

前回に引き続き、スキャナ保存制度についてご説明致します。
今回は、保存の流れおよび保存期間についての内容です。

(3)保存の流れ

　1　固定型スキャナ（コピー機等）を使用する場合 (従来より可能だった方式)

　　①　A (従業員) が受領
　　②　B (経理担当者) が原本で内容確認・スキャン
　　③　タイムスタンプ(注1) 付与　…　原則1週間以内 (早期入力方式) 　　
　　④　C (A、B以外) が事後検査　…　原本廃棄可能に

　2　スマホ等使用 (平成28年9月30日以後の申請より)

　　①　A (従業員) が受領・スキャン (領収書の場合はAの署名が必要)
　　②　タイムスタンプ付与 …　原則3日以内 (早期入力方式)
　　③　B (経理担当者) が画像で内容確認
　　④　C (A、B以外) が事後検査　…　原本廃棄可能に
　　
　　スマートフォンやデジタルカメラを使った保存が可能になりました。
　　ただし、保存した画像の解像度等に要件がありますので、ご使用される際に注意が必要です。

　3　小規模企業者 (製造業等は20名以下、商業・サービス業は5名以下）の特例
　　(平成28年9月30日以後の申請より)

　　①　領収書受領 → スキャン → タイムスタンプ付与 (1名で可)
　　②　税務代理人 (会計事務所職員など) が検査　…　原本廃棄可能に
　　　　(企業担当者と税務代理人の2名で導入可)

　　つまり、小さい会社や商店などでは、従業員1名で (会計事務所の協力で) スキャナ保存が
　　可能になりました。

(4)スキャナによる保存期間

　欠損金の繰越控除の適用を受ける場合、9年間保存が必要です。
　(事業年度の申告期限から9年のため、事業年度開始日からは10年2ヶ月)
　平成30年4月1日以後開始事業年度から欠損金の繰越控除の適用を受ける期間が10年に延長されるため、10年間になります。

——————–　

(注1)　タイムスタンプとは、「第三者機関により電子データに対して正確な日時情報を付与し、
　　　 その時点での電子データの存在証明と非改ざん証明を行う仕組みあるいは技術」です。
　　　 保存した領収書などのファイルに付与することで、保存した時間が間違いないことや書類を
　　　 改ざんしていないことを証明し、会計・税務上の信頼性を保証することになります。