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スキャナ保存制度について③

前回に引き続き、スキャナ保存制度についてご説明致します。
今回が最終回で、スキャナ保存制度の要件についてまとめます。

(5)スキャナ保存制度の要件

 1 入力要件 (スキャン・タイムスタンプ付与の期限)

  ① 早期入力方式
    ・経理担当者等が1週間以内に入力が必要
    ・スマホ等使用で本人がスキャンの場合は3日以内にタイムスタンプ付与が必要
  ② 業務処理サイクル方式
    ・業務処理に係る通常期間(1ヶ月以内)を経過後、1週間以内に入力が必要
      ※上記期限を超過した場合、要件を満たさないため、紙での保存が必要
  ③ 適時入力方式
    ・一般書類 (見積書・注文書・自己が作成した納品書等) のみ可能
    ・一般書類は入力期間の制限なしで過去の書類もスキャナ保存可能

 2 適正事務処理要件 (重要書類に必要な要件)

  ① 相互牽制
    ・A (受領者) 、B (経理担当者(内容確認))、C(検査担当) それぞれ別の者が各事務を行う
     ことが必要
    ・ただし、小規模企業者の特例を受ける場合は、下記定期的なチェックを税務代理人が
     することで相互牽制は不要
  ② 定期的なチェック
    ・各事務の処理内容を確認するため、最低年1回以上の検査が必要
    ・定期検査終了まで、原本保存が必要
  ③ 再発防止策
    ・処理内容に不備があった場合、報告・原因究明及び改善の検討を行う体制が必要
      ※必要に応じて再発防止委員会を設置

 3 電子計算機処理システムの要件

  ① スキャナ
    ・スマホ・デジカメ等が対象に追加 (解像度・階調要件あり)
  ② タイムスタンプ
    ・1ファイルごとにタイムスタンプ付与が必要
     ※複数のファイルに1つのタイムスタンプ付与も認められている
  ③ 読取情報の保存
    ・解像度・階調・大きさの情報を保存することが必要
  ④ ヴァージョン管理
    ・訂正・削除の事実・内容を確認できることが必要

 4 入力者等の情報の確認

  ・入力者、監督者の情報を確認できることが必要

 5 スキャニングした書類と帳簿との関連性の確保

  ・電磁的記録の記録事項と、帳簿の記録事項との間で、相互にその関連性を確認できること
    (領収書等と帳簿の双方に伝票番号等を付けるなど)が必要

 6 可視性の確保

  ・電子計算機、プログラム、14インチ以上のカラーディスプレイ、カラープリンタ、
   これらの操作説明書を備え付け、以下の状態で速やかに出力可であることが必要

  ① 整然とした形式
  ② 当該国税関係書類と同程度に明瞭
  ③ 拡大又は縮小して出力可能
  ④ 日本工業規格に規定する4ポイントの大きさの文字を認識可能

 7 システムの概要書等の備付け

  ・次の書類の備え付け(オンラインマニュアル等も可)が必要

  ① システムの概要を記載した書類 (自社開発プログラムの場合)
  ② システムの開発に際して作成した書類 (自社開発プログラムの場合)
  ③ システムの操作説明書
  ④ 事務手続を明らかにした書類
     ※処理を他者に委託している場合には、委託に係る契約書

8 検索機能の確保

  ・以下の要件を満たす機能が必要

  ① 取引年月日、勘定科目、取引金額その他の帳簿の書類に応じた主要な記録項目を
    検索の条件として設定できること
  ② 日付・金額に係る記録項目については、範囲を指定して条件設定できること
  ③ 2以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定できること

スキャナ保存制度では上記のような要件が必要となります。
是非ご活用ください。