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スキャナ保存制度について②

前回に引き続き、スキャナ保存制度についてご説明致します。
今回は、保存の流れおよび保存期間についての内容です。

(3)保存の流れ

 1 固定型スキャナ(コピー機等)を使用する場合 (従来より可能だった方式)

  ① A (従業員) が受領
  ② B (経理担当者) が原本で内容確認・スキャン
  ③ タイムスタンプ(注1) 付与 … 原則1週間以内 (早期入力方式)   
  ④ C (A、B以外) が事後検査 … 原本廃棄可能に

 2 スマホ等使用 (平成28年9月30日以後の申請より)

  ① A (従業員) が受領・スキャン (領収書の場合はAの署名が必要)
  ② タイムスタンプ付与 … 原則3日以内 (早期入力方式)
  ③ B (経理担当者) が画像で内容確認
  ④ C (A、B以外) が事後検査 … 原本廃棄可能に
  
  スマートフォンやデジタルカメラを使った保存が可能になりました。
  ただし、保存した画像の解像度等に要件がありますので、ご使用される際に注意が必要です。

 3 小規模企業者 (製造業等は20名以下、商業・サービス業は5名以下)の特例
  (平成28年9月30日以後の申請より)

  ① 領収書受領 → スキャン → タイムスタンプ付与 (1名で可)
  ② 税務代理人 (会計事務所職員など) が検査 … 原本廃棄可能に
    (企業担当者と税務代理人の2名で導入可)

  つまり、小さい会社や商店などでは、従業員1名で (会計事務所の協力で) スキャナ保存が
  可能になりました。

(4)スキャナによる保存期間

 欠損金の繰越控除の適用を受ける場合、9年間保存が必要です。
 (事業年度の申告期限から9年のため、事業年度開始日からは10年2ヶ月)
 平成30年4月1日以後開始事業年度から欠損金の繰越控除の適用を受ける期間が10年に延長されるため、10年間になります。

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(注1) タイムスタンプとは、「第三者機関により電子データに対して正確な日時情報を付与し、
    その時点での電子データの存在証明と非改ざん証明を行う仕組みあるいは技術」です。
    保存した領収書などのファイルに付与することで、保存した時間が間違いないことや書類を
    改ざんしていないことを証明し、会計・税務上の信頼性を保証することになります。